Người Nhật làm việc và giao tiếp trong công việc như thế nào?: Người Nhật nổi tiếng là có kỷ luật. Không chỉ vậy, văn hóa giao tiếp và phong cách làm việc của họ được xem là những yếu tố quan trọng góp phần kiến tạo thành công của đất nước Nhật Bản ngày hôm nay.

Người Nhật làm việc và giao tiếp trong công việc như thế nào?

1. Tôn trọng quyết định của nhóm: Nhật Bản là một xã hội luôn nhấn mạnh “chúng tôi” thay vì “tôi”. Các quyết định quan trọng thường được thảo luận và chỉ khi có sự nhất trí thì mới được đưa ra.

Cũng vì mọi kết quả đều là nỗ lực của cả tập thể nên sẽ không phù hợp khi bạn ngợi khen một cá nhân cụ thể.

Người Nhật quan niệm thành công là nỗ lực của cả nhóm và không ai có thể tự thành công. Họ nhấn mạnh giá trị của việc mọi người làm việc cùng nhau. Họ ưu tiên một quy trình thảo luận mang tính hợp tác mà đôi khi có thể chậm một chút, nhưng cuối cùng, vẫn đảm bảo được rằng tất cả mọi người đều có tiếng nói chung.

Người Nhật hiểu rằng việc đảm bảo mọi phần thưởng được chia đều giữa các thành viên sẽ không làm nảy sinh sự ghen tỵ, so đo.

Người Nhật làm việc và giao tiếp trong công việc như thế nào?

Người Nhật làm việc và giao tiếp trong công việc như thế nào?

2. Nói giảm, nói tránh: Người Nhật luôn chủ động hạn chế những tình huống đối đầu. Họ không thích và không bao giờ nói “Không”. Mọi lời nói và phép tắc giao tiếp của họ được phối hợp nhằm tránh gây hiềm khích nơi người nghe.

Thay vì đi thẳng vào vấn đề, người Nhật thường gợi ý nhẹ nhàng, nói bóng gió. Đôi lúc, họ nói một cách rõ ràng hơn nhưng rất cẩn trọng để không làm người khác bị phật ý hay tức giận.

Tính tự chủ cao của người Nhật giúp cho họ luôn bình tĩnh và không áp đặt ý chí của bản thân lên người khác.

3. Đúng giờ: Giới công sở xứ hoa anh đào đặt nặng giá trị của “kao”, tức là thể diện. Khái niệm “thể diện” bao gồm niềm tự hào cá nhân, danh tiếng và địa vị xã hội. Bất kỳ một hành động nào có thể khiến cho họ bị mất mặt sẽ bị coi là độc hại trong môi trường công sở, và sẽ bị kịch liệt phản đối.

Một hành động thể hiện bản chất này là đối với bất kỳ cuộc hẹn nào, người Nhật cũng thường đến sớm một chút.

4. Duy trì liên lạc: Ở Nhật Bản, gọi điện và hẹn gặp trực tiếp được đánh giá cao hơn rất nhiều so với gửi thư, fax hay email.

Dành thời gian để tiếp xúc trực tiếp với đối tác được xem là dấu hiệu của sự tôn trọng họ. Người Nhật rất coi trọng các mối quan hệ làm ăn lâu dài, vì vậy khi làm việc ở đây, bạn cần biết cách duy trì liên lạc qua lại, gián tiếp hoặc trực tiếp

6 điều cần lưu ý khi làm việc và giao tiếp với đối tác Nhật

Khác với phong thái kinh doanh của người Mỹ, người Nhật cần thời gian để giao tiếp tương tác, thiếu điều này sẽ dễ dẫn đến hiểu lầm hay thậm chí là mâu thuẫn.

Trong giao tiếp xã hội, người Nhật thường lưu ý những cử chỉ, phong cách ứng xử để nhận định về của người đối diện hơn dựa vào lời họ nói. Vì vậy để quan hệ hợp tác được thành công, các doanh nhân cần lưu ý những điều sau khi làm việc với đối tác Nhật.

1. Thể hiện thiện chí tìm hiểu văn hóa địa phương: Truyền thông gián tiếp là cách hiệu quả nhất ở Nhật Bản. Người Nhật tin rằng những cử chỉ, sắc thái phi ngôn từ nói lên được nhiều điều hơn là những lời nói giao tiếp.

Một người Mỹ dùng bữa tối với doanh nhân Nhật Bản nhận ra trên bàn chỉ có những đôi đũa, mà ông thì không biết dùng. Tất thảy các nhà hàng Nhật Bản đều có chuẩn bị sẵn nĩa cho khách phương Tây, chỉ không dọn sẵn trên bàn. Tuy thế, tốt nhất là vị doanh nhân người Mỹ không nên yêu cầu phục vụ mang nĩa ra.

Khi chủ nhà người Nhật nhận ra vị khách không thoải mái khi sử dụng đũa, họ sẽ hỏi vị khách có muốn dùng nĩa thay thế không. Và họ rất vui lòng được giúp khách.

Vậy vì sao vị doanh nhân người Mỹ kia không nên yêu cầu trước khi đối tác Nhật nhận ra?

Vì với người Nhật, việc yêu cầu dùng nĩa phát đi tín hiệu rằng đối phương không sẵn lòng để tìm hiểu về văn hóa của họ. Và nếu người đó không sẵn lòng học cách dùng đũa thì làm thế nào chắc chắn được rằng họ có thể đảm trách những tình huống kinh doanh phức tạp với nhiều khác biệt về văn hóa hơn?

Thực tế, người Nhật thường quan sát đối tác của mình thông qua những bữa tiệc, những lần chơi golf để đo lường tính cách của họ.

2. Người Nhật thường không từ chối: Có thể bạn đã từng nghe người Nhật nói có trong khi thật ra họ lại không muốn điều đó. Thực tế là người Nhật thường hay có xu hướng từ chối, nhưng để tránh làm mất lòng đối phương hoặc giữ thể diện, họ sẽ nói ngược lại.

Vậy thì đây là những dấu hiệu cho thấy người Nhật đang không thật sự muốn đồng ý với điều được đề nghị: chỉ ra rằng điều đó có thể khó thực hiện, nghiêng đầu và rít không khí giữa hai hàm răng, xác nhận rằng họ đã hiểu, đề nghị một giải pháp không liên quan đến vấn đề, chuyển chủ đề trò chuyện, im lặng.

3. Đừng ngại cúi chào: Cúi đầu khi chào là một trong những nguyên tắc hành xử truyền thống của người Nhật. Thậm chí bạn sẽ thấy người Nhật vô ý cúi chào người ở đầu bên kia của một cuộc điện thoại. Song để thực hiện động tác cúi chào chính xác theo truyền thống Nhật Bản thì khá phức tạp. Việc cúi chào thấp đến mức nào, trong thời gian bao lâu phụ thuộc vào địa vị xã hội, tuổi tác, kinh nghiệm và vị trí công việc.

Người Nhật không mong đợi bạn sẽ hiểu hết những quy tắc phức tạp đó nên họ cũng không trông đợi bạn sẽ cúi chào đúng cách. Do đó, động tác tốt nhất bạn nên làm để chứng tỏ thành ý tôn trọng văn hóa của họ là nghiêng người cúi chào.

4. Cần nhiều thời gian để đàm phán: Thông thường những cuộc họp theo phong cách Mỹ thì mỗi công ty chỉ cử 1 hoặc 2 đại diện tham dự và đàm phán. Ngược lại, các công ty Nhật sẽ cử khoảng 20 người đến tham dự để nắm hết những gì bạn trình bày.

Tại Nhật Bản, những cuộc họp thường được tổ chức để thu thập thông tin.

Thảo luận các điều khoản hoặc để đi đến quyết định cuối cùng với các đối tác Nhật cần một khoảng thời gian dài chứ không thể chốt trong một vài cuộc họp ngắn ngủi. Điều cần lưu ý là nếu bạn nóng vội muốn rút ngắn thời gian sẽ gây ảnh hưởng xấu đến mối quan hệ với đôi bên.

5. Lưu ý khi sử dụng hậu tố “- san”: Hậu tố “- san” là một trong nhiều kính ngữ người Nhật dùng để xác định các mối quan hệ xã hội và hệ thống phân cấp giữa hai người. Tương tự cách dùng từ “Mr”, “Mrs” trong tiếng Anh, cách dùng hậu tố “- san” cũng có vài khác biệt.

Ví dụ, tại Mỹ, khách hàng và nhà cung cấp có vai trò bình đẳng. Song, tại Nhật, khách hàng quan trọng hơn. Do đó, như một cử chỉ tôn kính, người Nhật thường thêm từ “- san” phía sau tên các khách hàng.

6. “Sayonara” có nghĩa là “Vĩnh biệt”: Có một vài từ tiếng Nhật quen thuộc mà nhiều người đã từng nghe một vài lần, như từ Sayonara, nhưng nghĩa chính xác của nó thì không giống như mọi người nghĩ.

Có một đồng nghiệp của Stuart Friedman đã từng gặp sự cố với cụm từ này. Sau vài tháng thương thảo với một khách hàng tiềm năng người Nhật, một thỏa thuận giữa hai công ty cũng gần đi đến hồi ký kết. Một cuộc gặp sau đó được tổ chức để cùng thương lượng về giá cả trong bối cảnh một đối thủ khác của vị doanh nhân này đang tiếp cận công ty Nhật với mức giá thấp hơn. Đến cuối cuộc họp, vị doanh nhân này đã nói “Sayonara” để bày tỏ thiện ý với đối tác Nhật.

Vài tuần sau đó, khi ông gọi lại cho đối tác Nhật, họ cho biết đã ký kết hợp đồng với công ty đối thủ của ông. Lý do là vì sau khi nghe ông nói Sayonara, họ đã nghĩ rằng ông không đồng ý hạ mức giá thấp hơn và từ bỏ cuộc đấu thầu. Lúc này, vị doanh nhân mới hiểu “Sayonara” có nghĩa là “Vĩnh biệt”.

Vì vậy, bạn cần lưu ý tìm hiểu rõ ý nghĩa của những từ tiếng Nhật sẽ dùng, dù đó chỉ là những câu chào cơ bản.

Baohoahoctro.com